Réunions virtuelles 101 - 9 choses à vérifier avant l'appel
Cecily Giancaterino
Jun 26, 2023
∙
12 min read
CRM
Alors que nous nous installons dans la nouvelle normalité du travail à distance, les réunions virtuelles sont devenues une partie de notre journée de travail. Lorsqu'on travaille depuis la maison, mener des réunions et faire avancer les affaires avec les clients n'a pas besoin de s'arrêter. L'utilisation de plateformes en ligne qui permettent la communication audio et vidéo ainsi que d'autres fonctionnalités qui facilitent la conduite d'une réunion virtuelle constitue une grande partie de la façon dont les entreprises peuvent continuer à faire des affaires.
Bien que mener de tels appels ne soit pas vraiment de la science-fiction et que nous ayons tous utilisé une telle plateforme quelques fois dans nos vies, il y a certaines choses que vous devriez vérifier avant de passer un appel avec vos clients ou partenaires commerciaux. S'assurer d'avoir une sorte de liste de vérification à parcourir avant de commencer tout appel virtuel vous permet d'éliminer toute marge d'erreur et d'être préparé à tout ce qui pourrait survenir pendant l'appel.
Ceci est particulièrement nécessaire si vous avez travaillé comme représentant commercial sur le terrain et n'êtes pas habitué à une configuration de travail à distance depuis la maison. Lorsque vous vous préparez pour une réunion en face à face, le type de préparation que vous faites est différent de celui que vous ferez pour une réunion virtuelle. Se préparer avec vos supports marketing imprimés, votre stylo porte-bonheur et votre fichier de présentation est une liste de vérification pré-démonstration très contrastée par rapport à celle dont vous aurez besoin à l'époque du COVID-19. Familiarisez-vous avec une plateforme virtuelle car de plus en plus de réunions ont lieu par vidéoconférence Web utilisant des présentations de partage d'écran.
Points clés à retenir :
- Adoptez les réunions virtuelles : Les réunions virtuelles sont un outil vital pour une collaboration à distance fluide, permettant une communication efficace et favorisant une collaboration productive entre les équipes indépendamment des emplacements géographiques.
- Préparez-vous pour le succès : Priorisez les préparations techniques, y compris une connexion Internet stable, un logiciel de vidéoconférence fiable, et testez les paramètres audio/vidéo. Établissez un ordre du jour clair et familiarisez-vous avec les fonctionnalités de la plateforme de réunion virtuelle.
- Créez un environnement engageant : Optimisez l'éclairage et le placement de la caméra, éliminez les distractions et encouragez la participation active. Utilisez des aides visuelles, des outils interactifs et des salles de sous-groupes pour améliorer l'engagement et la collaboration.
- Communiquez efficacement : Pratiquez l'écoute active, parlez clairement et de manière concise, et encouragez le dialogue ouvert. Utilisez des signaux visuels et envisagez d'utiliser la fonction de chat pour les questions ou commentaires écrits.
- Adressez les perturbations de manière proactive : Établissez des règles de base, comme couper les microphones et lever la main, pour éviter les interruptions. Encouragez les participants à signaler les problèmes techniques en privé et soyez prêt à dépanner si nécessaire.
- Établissez un ordre du jour : Un ordre du jour bien défini fournit une structure, maintient les discussions concentrées et assure que tous les sujets pertinents sont couverts. Il permet aux participants de venir préparés et contribue à une réunion plus efficace et productive.
- Exploitez les capacités de FiveCRM : FiveCRM offre une vidéoconférence intégrée, une collaboration de documents partagés et des fonctionnalités de gestion des tâches qui rationalisent les flux de travail des réunions virtuelles, améliorent la collaboration d'équipe et augmentent la productivité globale.
Table des matières
Choisissez la plateforme que vous voulez utiliser
Même avant que la pandémie ne ferme les bureaux, le travail à distance était devenu une tendance parmi de nombreuses professions dans le monde entier. En raison de la facilité d'utilisation et du fait qu'elle vous permet de parler commodément avec des personnes dans différentes parties du monde, la visioconférence Web est devenue populaire et a dépassé juste Skype. Il existe maintenant un certain nombre de plateformes de conférence audio et vidéo basées sur le Web qui permettent aux personnes du monde entier de se connecter les unes aux autres.
Basé sur la commodité, choisissez une plateforme telle que Zoom, GoToMeeting ou Google Meet, qui sont toutes faciles à utiliser et pratiques pour que tout le monde puisse y accéder. Selon ce avec quoi votre client est à l'aise, vous pouvez choisir l'une des nombreuses plateformes basées sur le Web que tout le monde sait comment utiliser et à laquelle se connecter.
Vérifiez quel appareil votre client utilisera
Assurez-vous toujours de vérifier avec la personne à qui vous allez parler quel appareil elle utilisera et avec quoi elle est à l'aise. Si la plateforme utilisée est nouvelle pour elle, rappelez-lui de la télécharger et aidez-la à l'installer si nécessaire.
Leur faire connaître votre plan pour la présentation leur permettra également de mieux choisir un appareil selon qu'il s'agit juste d'un appel audio, d'un appel vidéo, nécessite le partage d'écran, etc.
Configurez une invitation pour la réunion virtuelle
En tant qu'hôte, vous devrez configurer une réunion sur la plateforme que vous et votre client avez mutuellement choisie. Ajoutez le titre, la date et l'heure, y compris le but de l'appel. Assurez-vous de vérifier les fuseaux horaires et configurez l'invitation en conséquence.
Envoyez un e-mail et créez une invitation de calendrier
Une fois qu'une invitation pour votre réunion virtuelle a été créée, vous obtiendrez un lien participant avec le code de conférence et les informations d'appel. Envoyez ceci par e-mail à tous ceux qui se joindront à l'appel avec une invitation formelle et assurez-vous que tout le monde puisse confirmer l'heure et la date de la réunion.
Assurez-vous également de créer une invitation de calendrier avec tous les détails de la conférence Web afin que vos participants n'aient pas à fouiller dans leur boîte e-mail pour les informations requises au moment de la réunion.
Rejoignez tôt pour vérifier que tout fonctionne
Il n'y a rien de plus embarrassant que de se connecter à l'appel et de réaliser que votre microphone ne fonctionne pas ou qu'il y a un problème avec votre connexion Internet. Connectez-vous toujours 10 à 15 minutes plus tôt pour vous assurer que tous les systèmes fonctionnent parfaitement sans aucun problème.
Assurez-vous que le partage d'écran est possible
C'est l'un des aspects les plus importants à vérifier avant toute réunion. Lorsque vous présentez, utiliser l'option de partage d'écran est très utile car elle permet à tous les autres sur l'appel de voir exactement ce que vous voyez sur votre écran. De cette façon, vous pouvez afficher des présentations de produits et services, sans avoir à demander aux gens d'ouvrir différents liens et documents individuellement sur leurs propres écrans.
Préparez votre écran pour le partage en fermant tous les onglets et fenêtres avec des photos personnelles, les médias sociaux, les e-mails, et autres. Regardez votre écran comme votre client le ferait et supprimez tout ce qui semble non professionnel et n'a pas besoin d'être vu par eux. Si vous présentez quelque chose, ouvrez et maximisez-le sur l'écran afin que lorsque vous commencez à partager, c'est là que vous êtes et n'avez pas besoin de vous démener pour trouver votre présentation à la dernière minute.
Ajoutez les participants à la réunion quand ils se connectent
La plupart des plateformes de réunion en ligne exigent que l'hôte de la réunion ajoute les participants à l'appel lorsqu'ils se connectent et demandent à se joindre. Alors que les gens commencent à se connecter, assurez-vous d'être là et de les ajouter. Être en retard et les faire attendre paraîtra non professionnel tout comme dans une réunion en personne.
Enregistrez la réunion si nécessaire
Avant de commencer, demandez la permission à tout le monde d'enregistrer la réunion si c'est nécessaire. Enregistrer la réunion permettra à chacun d'y revenir à une date ultérieure pour les points importants discutés. Cela fonctionne aussi comme un enregistrement à utiliser pour les personnes qui n'étaient pas présentes à la réunion à ce moment-là.
Restez calme et ne paniquez pas !
De temps en temps, même après s'être assuré que tout fonctionne parfaitement, il peut y avoir un contretemps ou deux. Juste au moment où votre réunion virtuelle commence, les enfants de votre voisin commencent à jouer bruyamment dehors dans la piscine ou le jardinier commence à tondre la pelouse - ce sont des choses imprévues auxquelles vous ne pouvez tout simplement rien faire !
Gardez à l'esprit que tout le monde a vécu cela au moins une fois dans sa vie et que c'est acceptable. Vous ne pouvez pas tout planifier alors restez calme si quelque chose ne va pas. Au lieu de paniquer, riez-en et continuez avec votre réunion.
Ces conseils peuvent sembler basiques mais croyez-nous, passer en revue cette liste de vérification peut vous faire économiser beaucoup de temps à la dernière minute ! S'adapter à la nouvelle normalité est la meilleure façon d'avancer en tant que représentant commercial. Apprenez les meilleures astuces pour faciliter le travail à distance et continuer à conclure des affaires.
Conclusion
Les réunions virtuelles ont révolutionné la façon dont les équipes collaborent, permettant une communication fluide et une collaboration efficace indépendamment de la distance physique. Dans cet article de blog, nous avons exploré les considérations essentielles pour des réunions virtuelles réussies et comment maximiser leur impact sur la productivité et l'engagement.
En suivant les conseils et meilleures pratiques exposés, vous pouvez vous assurer que vos réunions virtuelles sont efficaces, engageantes et axées sur les résultats. Des préparations techniques et de la création d'un environnement engageant à la promotion d'une communication efficace et à la gestion des perturbations, chaque élément contribue à une expérience de réunion virtuelle réussie.
Chez FiveCRM, nous comprenons l'importance des réunions virtuelles dans le paysage commercial d'aujourd'hui. Notre solution CRM est conçue pour soutenir et améliorer l'efficacité des réunions virtuelles. Avec la vidéoconférence intégrée, la collaboration de documents et les fonctionnalités de gestion des tâches, FiveCRM rationalise vos flux de travail de réunions virtuelles, stimule la collaboration d'équipe et améliore la productivité globale.
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FAQ
1. Pourquoi les réunions virtuelles sont-elles importantes ? Les réunions virtuelles sont devenues essentielles dans le paysage numérique d'aujourd'hui car elles permettent une collaboration à distance fluide, indépendamment des emplacements géographiques. Elles permettent aux équipes de se connecter, de communiquer et de mener des affaires de manière efficace et efficiente.
2. Quels sont les principaux avantages des réunions virtuelles ? Les réunions virtuelles offrent de nombreux avantages, y compris des économies de temps et de coûts, une productivité accrue, de la flexibilité et la capacité de se connecter avec un public géographiquement dispersé. Elles facilitent également la collaboration en temps réel, le partage d'idées et la prise de décisions, améliorant l'efficacité globale de l'équipe.
3. Comment puis-je me préparer pour une réunion virtuelle réussie ? Pour vous préparer pour une réunion virtuelle réussie, assurez-vous d'avoir une connexion Internet stable, une plateforme de vidéoconférence fiable et les matériaux d'ordre du jour ou de présentation nécessaires. Familiarisez-vous avec les fonctionnalités du logiciel de réunion virtuelle et testez vos paramètres audio et vidéo à l'avance.
4. Quelles considérations techniques dois-je garder à l'esprit ? Les considérations techniques pour les réunions virtuelles incluent la vérification de votre bande passante Internet, l'utilisation d'une connexion filaire pour une meilleure stabilité, avoir un plan de secours pour les pannes de courant ou les perturbations Internet, et s'assurer que vous avez la dernière version du logiciel de vidéoconférence installée.
5. Comment puis-je créer un environnement de réunion virtuelle engageant ? Pour créer un environnement de réunion virtuelle engageant, optimisez votre éclairage et le placement de votre caméra, éliminez les distractions d'arrière-plan et encouragez la participation active des participants. Utilisez des visuels, des outils interactifs et des salles de sous-groupes pour maintenir l'engagement des participants et encourager la collaboration.
6. Que dois-je faire pour assurer une communication efficace pendant une réunion virtuelle ? Pour une communication efficace pendant les réunions virtuelles, pratiquez l'écoute active, parlez clairement et de manière concise, et encouragez le dialogue ouvert. Utilisez des signaux visuels comme hocher la tête et les gestes de la main pour indiquer la compréhension et l'engagement. Envisagez d'utiliser la fonction de chat pour les questions ou commentaires écrits.
7. Comment puis-je gérer les perturbations potentielles de réunion ? Pour gérer les perturbations potentielles de réunion, établissez des règles de base au début, comme couper les microphones quand on ne parle pas et lever la main pour éviter de parler les uns par-dessus les autres. Encouragez les participants à signaler tout problème technique en privé et soyez prêt à dépanner si nécessaire.
8. Quelle est l'importance d'établir un ordre du jour pour les réunions virtuelles ? Établir un ordre du jour pour les réunions virtuelles est crucial car il fournit structure et clarté. Il aide à maintenir les discussions concentrées, assure que tous les sujets pertinents sont couverts, et permet aux participants de venir préparés avec des insights ou matériaux pertinents.
9. Comment FiveCRM peut-il soutenir l'efficacité des réunions virtuelles ? FiveCRM fournit des solutions robustes pour améliorer l'efficacité des réunions virtuelles. Avec des fonctionnalités comme la vidéoconférence intégrée, la collaboration de documents partagés et la gestion des tâches, FiveCRM rationalise les flux de travail des réunions virtuelles, améliore la collaboration d'équipe et augmente la productivité globale.
Michael King says...
"I can’t think of a time where a client has requested something that we weren’t able to do with FiveCRM. Unlike most systems, it has a lot of flexibility."
Managing Director, Senior Response
JAINE HUSBANDS SAYS...
“Each client, and each of their campaigns, has its own unique specifications. We essentially needed to set up mini CRMs on one platform to meet those requirements.”
Operations Director, Team Marketing
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