Nettoyez vos données CRM pour une meilleure optimisation
Abe Dearmer
Mar 11, 2020
∙
7 min read
CRM
Dans cet article, vous apprendrez l'importance de nettoyer et de maintenir régulièrement votre système de Gestion de la Relation Client (CRM). Un CRM propre garantit des données précises et complètes, évite les doublons, supprime les affaires mortes, et établit des règles pour la saisie des données. Suivre ces conseils vous aidera à optimiser les capacités de votre CRM et à maximiser l'efficacité de vos efforts de vente.
Points Clés :
- Examinez vos données régulièrement pour identifier et corriger toute erreur ou information manquante. Encouragez les représentants commerciaux à tour de rôle inspecter la base de données et rectifier les entrées inachevées, les adresses e-mail rebondies, les noms manquants, et les affaires mal évaluées.
- Vérifiez les entrées dupliquées dans votre base de données CRM pour éviter la confusion et assurer l'exactitude des informations. Pendant le processus de migration ou lors de l'importation de données, utilisez des filtres pour empêcher l'ajout de prospects déjà présents dans la base de données.
- Complétez rapidement les informations manquantes pour éviter les opportunités manquées. Encouragez les représentants commerciaux à saisir les informations dans le CRM dès qu'ils les reçoivent pour éviter qu'elles soient égarées ou oubliées.
- Supprimez les affaires mortes de votre système CRM pour maintenir une base de données propre et pertinente. Recherchez des signes tels que des attentes irréalistes, des réponses retardées, des plans de clôture vagues, et des budgets incompatibles pour identifier les prospects morts et les supprimer.
- Établissez des règles pour votre base de données CRM pour assurer une saisie de données cohérente et précise. Utilisez les fonctionnalités d'automatisation pour appliquer des règles telles que l'interdiction des caractères spéciaux dans les noms, l'acceptation uniquement des numéros de téléphone numériques, et la vérification des domaines e-mail.
- Nettoyer et maintenir régulièrement votre système CRM peut sembler fastidieux, mais c'est essentiel pour utiliser efficacement vos données et maximiser les avantages de votre CRM. Une fois que vous reconnaîtrez son importance, vous récolterez les bénéfices d'une base de données bien entretenue.
Lorsque vous implémentez pour la première fois un système de Gestion de la Relation Client dans votre entreprise, tout est nouveau et impeccable. Mais au fil du temps, en ajoutant de plus en plus de clients à la base de données, vous pourrez constater que le CRM se retrouve avec des données incomplètes, des affaires inachevées, des entrées dupliquées, et d'autres erreurs qui peuvent être corrigées par un simple nettoyage de routine.
Nettoyer votre système de Gestion de la Relation Client est important pour s'assurer que vous l'utilisez à son potentiel optimal. Votre logiciel CRM ne peut fonctionner qu'aussi bien que les données que vous y introduisez, c'est pourquoi le nettoyer régulièrement devient un besoin urgent. Malheureusement, la plupart des représentants commerciaux ne voient pas les choses ainsi et votre CRM continue à se boucher avec des données indésirables qui doivent être rectifiées.
Voici quelques conseils rapides pour vous aider à nettoyer votre système de Gestion de la Relation Client afin de vous assurer que vous tirez pleinement parti de ses capacités. Ces conseils sont assez simples mais ils ne fonctionnent que lorsque vous les utilisez régulièrement !
Table des Matières
Examiner les données
Les données sont le pain et le beurre des ventes - sans prospects et leurs informations comment allez-vous faire des ventes ? Il est donc logique de maintenir les données de votre système en parfait état sans aucune erreur. Effectuez une vérification de toutes vos données et découvrez ce qui manque ou est incorrect. Faire cela de manière hebdomadaire ou mensuelle peut vous aider à faire fonctionner une machine de vente fluide toute l'année et tirer parti des fonctionnalités du CRM.
Formez vos représentants commerciaux à comprendre l'importance de nettoyer les données et créez un système où ils inspectent tous à tour de rôle la base de données. Ils doivent vérifier et rectifier les entrées inachevées, les adresses e-mail rebondies, les noms manquants, et les affaires mal évaluées.
Vérifier les doublons
Les entrées dupliquées peuvent créer beaucoup de confusion pour vos équipes de vente et causer des problèmes inutiles avec les affaires. Vous devez vérifier et supprimer les entrées dupliquées et redondantes de votre base de données pour vous assurer d'avoir toutes les bonnes informations.
Ceci peut être rectifié dès le début du processus de migration CRM. Il existe une option pour ajouter un filtre au début du processus de migration des données qui évite d'ajouter les informations d'un prospect qui sont déjà présentes dans la base de données. Lors de l'importation de vos données depuis un fichier CSV, vous obtenez également l'option d'éviter d'importer des entrées qui sont déjà présentes.
Compléter ce qui manque
Rien n'est pire que des informations manquantes juste quand vous en avez besoin. Souvent, lors de la saisie des informations, les représentants commerciaux sont si pressés qu'ils ne complètent pas les entrées ou ratent des informations importantes qui restent écrites sur des blocs-notes et des notes autocollantes quelque part dans un tiroir ou un classeur.
La meilleure façon d'éviter que cela se produise est de mettre les informations dans la base de données au fur et à mesure qu'ils les obtiennent pour qu'ils n'oublient pas ou ne les égarent pas. S'en souvenir ou les trouver plus tard peut s'avérer difficile et peut conduire à une opportunité commerciale manquée.
Supprimer les affaires mortes
Certains représentants commerciaux peuvent vouloir s'accrocher à des affaires qui ont dépassé leur temps et sont mortes juste parce qu'ils ont mis tellement d'efforts à les cultiver dans l'espoir qu'elles puissent encore fonctionner. Mais cela arrive rarement et il est important de reconnaître quand une affaire est morte et vous devriez passer complètement à autre chose, y compris la supprimer de votre système de Gestion de la Relation Client.
Il y a quelques points qui peuvent vous aider à reconnaître un prospect froid ou mort pour prendre la décision de les supprimer de votre base de données.
Créer des règles pour votre base de données
Le logiciel de Gestion de la Relation Client fournit diverses façons de saisir et de recevoir des données que vous pouvez importer de diverses sources. Pour s'assurer que les données trouvent leur bonne place, vous pouvez créer des règles automatisées qui permettent des entrées correctes et complètes, et ce sans que les représentants commerciaux aient à passer du temps à le faire !
Configurez des tâches automatisées et des règles qui s'assurent que toutes les données entrantes sont stockées de manière propre et systématique. Quelques exemples de règles utiles incluent -
S'assurer que votre système de Gestion de la Relation Client est maintenu propre et entretenu peut sembler ennuyeux et banal, mais le faire régulièrement peut être le moyen le plus efficace d'utiliser vos données collectées. Une fois que vous réalisez à quel point il est important de nettoyer la base de données, il n'y a plus de retour en arrière !
Michael King says...
"I can’t think of a time where a client has requested something that we weren’t able to do with FiveCRM. Unlike most systems, it has a lot of flexibility."
Managing Director, Senior Response
JAINE HUSBANDS SAYS...
“Each client, and each of their campaigns, has its own unique specifications. We essentially needed to set up mini CRMs on one platform to meet those requirements.”
Operations Director, Team Marketing
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