7 Conseils Efficaces pour Travailler avec vos Équipes à Distance
Abe Dearmer
Jan 17, 2023
∙
18 min read
CRM
Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, « le bureau » n'est plus un seul bâtiment central. Les bureaux distants ont toujours existé, mais maintenant ils sont plus importants que jamais car l'économie mondiale est devenue la norme. À la suite de la pandémie de Covid-19, de nombreux employés sont passés au travail à domicile avec des appareils mobiles puissants et un accès Internet haut débit généralisé qui l'ont rendu possible. Mais cela ne veut pas dire que travailler avec une équipe mondiale est toujours facile.
En effet, avec les nombreuses nouvelles opportunités qui viennent avec une main-d'œuvre mondiale, vient un ensemble de défis uniques. Cela n'est pas surprenant, car il n'est pas toujours facile de construire la confiance et maintenir le travail d'équipe même quand tout le monde travaille dans le même espace de bureau. Quand vous ajoutez les complexités des différents fuseaux horaires et contextes culturels, les choses deviennent considérablement plus difficiles. Les entreprises qui n'abordent pas les problèmes maintenant risquent d'aliéner leurs équipes distantes, créant des frictions et mettant la productivité et les profits en danger.
Pour gérer avec succès une équipe distante, vous devez adopter une approche qui est très différente des anciennes façons de faire les choses. Voici sept conseils pour vous aider à travailler efficacement et de manière productive avec des coéquipiers mondiaux.
Points clés à retenir :
- Embrassez la diversité culturelle : Reconnaissez et appréciez les divers contextes, perspectives et styles de communication de vos coéquipiers mondiaux pour favoriser un environnement de travail plus inclusif et collaboratif.
- Établissez des canaux de communication clairs : Utilisez la technologie et les outils pour faciliter une communication transparente, surmonter les barrières linguistiques et assurer un partage d'informations efficace entre les membres de l'équipe.
- Favorisez la confiance et construisez des relations : Cultivez la confiance à travers une communication ouverte et transparente, des vérifications régulières et des activités virtuelles de consolidation d'équipe pour favoriser des relations fortes et améliorer la collaboration.
- Mettez l'accent sur la clarté et la responsabilité : Définissez clairement les rôles, responsabilités et attentes pour minimiser la confusion et assurer que chacun comprend ses contributions aux objectifs de l'équipe.
- Adaptez-vous aux différents fuseaux horaires et horaires : Trouvez des moyens d'accommoder et respecter les fuseaux horaires variés, les horaires de travail et les exigences de flexibilité, permettant une coordination efficace et minimisant les perturbations dans le travail d'équipe mondial.
1. Communiquez fréquemment avec les travailleurs distants
Maintenir la communication avec les employés qui partagent votre espace de bureau est facile. Entre les réunions et les petites conversations dans les couloirs, maintenir une communication efficace avec ces collègues ne demande pas beaucoup d'effort. Pour vos coéquipiers qui peuvent être situés de l'autre côté du globe, c'est une autre histoire.
Pour maintenir les travailleurs distants dans la boucle et leur donner l'impression qu'ils font partie de l'équipe, vous devez communiquer avec eux souvent.
Les réunions régulièrement programmées sont un excellent moyen de maintenir la ligne de communication avec les employés distants. C'est aussi un moyen essentiel de communiquer des informations que tous les membres de l'équipe devraient connaître. Même si ces réunions n'ont pas un objectif commercial spécifique, un point de contrôle récurrent vaut la peine d'être mis dans vos calendriers. Vous pourrez maintenir les travailleurs distants à jour sur ce qui se passe dans l'organisation, et ils peuvent partager des informations en temps réel avec vous.
En dehors des réunions régulières, assurez-vous d'inclure les employés distants dans les e-mails, messages texte, et autres communications. Assurez-vous juste de reconnaître la différence des fuseaux horaires autour du globe.
À propos de la différence des fuseaux horaires
Quand vous travaillez avec des personnes dans différents pays ou continents, il peut y avoir une vaste différence dans les fuseaux horaires qui peut entraver quand et comment vous communiquez. Quand vous appelez ou envoyez un e-mail aux coéquipiers, gardez à l'esprit leurs heures de travail et essayez de ne pas les déranger quand c'est en dehors de leurs heures d'affaires régulières.
Créez un horaire pour votre réunion d'équipe qui convient à la différence des fuseaux horaires dans lesquels votre entreprise travaille. Cela aidera à s'assurer que rester en contact ne devienne pas une perturbation. Une autre chose à considérer sont les vacances nationales autour du globe. Soyez au courant des jours où les équipes mondiales peuvent ne pas être disponibles pour le travail, et soyez considérant de leur temps personnel.
Une application d'horloge mondiale, ou même un ensemble d'horloges sur votre mur réglées sur différents fuseaux horaires, aidera à référencer quand vous devriez ou ne devriez pas contacter vos collègues distants.
2. Travaillez à construire des connexions
Favoriser un environnement de travail inclusif est plus important que jamais. Il serait utile que vous visiez une culture d'entreprise qui embrasse les nuances culturelles et construit des connexions à travers les équipes internationales.
Par exemple, le jargon d'affaires utilisé au Royaume-Uni peut ne pas être aussi facilement compris par les employés qui viennent d'autres parties du monde. Par exemple, "éplucher l'oignon" est une phrase familière au Royaume-Uni. Cet argot utilise le mot "oignon" pour référer aux problèmes à plusieurs couches, donc "éplucher l'oignon" signifie identifier et travailler sur les nombreuses facettes du problème pour trouver la meilleure solution. Évitez d'utiliser de tels termes et autre argot localisé pour aider à réduire la confusion.
Une autre différence à aborder est l'utilisation du système impérial versus le système métrique. Quand vous communiquez avec des employés dans des régions qui n'utilisent pas les mêmes unités de mesure que vous, prenez le temps de faire quelques conversions qui les aident à avoir du contexte. (Par exemple, convertissez "kilomètres par heure" en "miles par heure" en utilisant un outil de conversion en ligne quand approprié.) Gardez ces petits détails à l'esprit et créez une stratégie de travail qui inclut tout le monde et aide à créer un environnement propice à la productivité.
Comment travailler avec des équipes de divers contextes
Quand vous interagissez avec des personnes de différentes cultures et contextes, il est facile de mal comprendre les nuances et attributs que d'autres peuvent avoir. Changer votre état d'esprit pour devenir plus global peut aider les gens à mieux se comprendre les uns les autres.
En tant que leader d'équipe, vous devriez vous éduquer sur les lieux de vos collègues et faire un effort pour comprendre les différences culturelles. Le temps passé à apprendre sur les contextes divers de votre équipe aidera à réduire les malentendus et augmenter l'engagement des employés.
En même temps, ne laissez pas les collègues dans d'autres parties du monde se sentir exclus quand vous célébrez des festivités spécifiques. Trouvez un moyen d'inclure tous les jours fériés et célébrez ensemble, pour que personne ne se sente comme un étranger. Une excellente façon de le faire est en célébrant tous les principaux jours fériés observés par les coéquipiers à travers l'entreprise au lieu de limiter les jours fériés basés sur la région ou le pays.
Créer cette inclusivité aide aussi les collègues membres d'équipe à comprendre et connaître plus sur les traditions, culture et jours fériés que d'autres célèbrent. Tout cela aide davantage à développer un état d'esprit global dans votre entreprise.
3. Utilisez des plateformes de collaboration
Quand tout le monde ne travaille pas au bureau ensemble, avoir une réunion face-à-face avec des coéquipiers mondiaux est impossible, mais un appel vidéo est la meilleure chose suivante.
Les appels vocaux rapides sont la norme avec le travail distant, mais ils font peu pour construire la camaraderie d'équipe. Utilisez un ou plusieurs des outils de collaboration populaires d'aujourd'hui comme Zoom, Slack et Microsoft Teams. Si les systèmes de télécommunication que vous utilisez pour les affaires ont des fonctionnalités internes de communication et messagerie, utilisez ceux-là aussi.
Voir le visage d'une personne vous permet d'obtenir des indices visuels et mieux comprendre leur ton et intention. Sans ces indices visuels, il y a souvent des malentendus, et la communication peut sembler impersonnelle ou brusque. La bonne nouvelle est que de nombreux employés ont fait des plateformes de collaboration une partie de leur flux de travail normal pendant les premiers jours de la pandémie, et ces outils sont maintenant devenus une partie quotidienne des affaires mondiales.
4. Rendez toutes les ressources disponibles à tous
Les collègues mondiaux devraient se sentir comme s'ils travaillaient au siège social de l'entreprise, même s'ils travaillent réellement de la maison ou dans un bureau de vente distant. Les travailleurs distants ne devraient pas sentir qu'ils ratent les avantages des ressources d'entreprise comme le département RH ou le bureau d'aide informatique juste parce qu'ils ne sont pas physiquement situés dans le même bureau.
Ce que vous essayez d'éviter est le sentiment que le travailleur distant est "seul" concernant le soutien auquel tous les employés ont droit. Une excellente façon d'éviter cette perception est d'assigner des équipes d'entreprise pour être disponibles aux employés qui travaillent dans certaines régions. Par exemple, vous pourriez avoir un sous-ensemble de votre équipe RH qui fonctionne comme le contact "de référence" pour les employés européens. Un autre groupe peut être les personnes RH désignées pour vos équipes travaillant en Asie, travailleurs américains distants, ou peu importe comment vos équipes mondiales sont disposées.
L'informatique est une autre fonction critique, spécialement pour les travailleurs distants qui dépendent de la technologie pour rester connectés au reste de l'entreprise (et aux clients). Garder votre bureau d'aide fonctionnant 24 heures par jour peut ne pas être faisable, mais vous pouvez mettre en place un horaire de garde pour les travailleurs informatiques pour répondre aux appels d'urgence des fuseaux horaires distants.
Un site intranet social est aussi un excellent outil pour les employés à travers le globe d'accéder aux ressources de l'entreprise et échanger des informations. Peu importe comment vous l'atteignez, l'objectif devrait être que tous les employés aient une expérience de travail similaire avec accès aux mêmes ressources, peu importe où ils sont physiquement situés.
5. Utilisez un système de gestion de projet
Les systèmes de gestion de projet sont un moyen idéal pour maintenir les équipes distantes synchronisées et travaillant vers les mêmes objectifs.
Quand vous tentez de gérer les initiatives clés et relations clients via e-mail, vous courez le risque que les tâches ne soient pas faites et d'avoir des groupes d'employés inconscients du statut d'un projet. Les systèmes de gestion de projet sont excellents pour gérer les équipes mondiales parce qu'ils placent les mises à jour et documents connexes dans un référentiel central.
6. Célébrez les jalons et les succès d'équipe
Il peut être difficile de célébrer les succès et jalons quand une main-d'œuvre est répandue à travers le globe. Mais si vous ne reconnaissez pas ces accomplissements, cela peut mener à un moral bas dans l'équipe et créer des membres d'équipe frustrés.
Toujours prendre en compte le temps pour célébrer les accomplissements, qu'ils soient petits ou grands. Que toute l'équipe ait atteint un jalon ou qu'un individu ait produit un travail exceptionnel, trouvez la bonne façon de célébrer.
Une chose à garder à l'esprit est comment les gens aiment être félicités. Il est naturel de vouloir rendre justice à un employé qui a réussi et le faire se sentir valorisé. Cependant, les différences culturelles peuvent jouer un rôle ici car certaines cultures sont plus privées. Trouvez la bonne façon d'observer les succès de votre équipe, et soyez préparé avec quelques façons de le faire. Assurez-vous juste que les reconnaissances arrivent pour que chaque membre de l'équipe se sente valorisé et sache que son dur travail est apprécié.
Planifiez des réunions de toute l'entreprise
Au moins une fois par an, planifiez une réunion de tous les membres d'équipe mondialement. Une réunion de toute l'entreprise fera des merveilles pour renforcer les relations de travail. Non seulement ces réunions offrent l'opportunité aux travailleurs distants de rencontrer tous leurs collègues, elles maintiennent aussi tout le monde dans l'équipe sur la même page.
Pendant que tout le monde est au même endroit, planifiez une retraite ensemble et intégrez du temps pour socialiser pour que tout le monde puisse apprendre à se connaître à un niveau plus personnel. Mettre un visage sur votre voix connue seulement par téléphone aide à créer des liens plus forts parmi vos membres d'équipe.
Peu importe où sont vos membres d'équipe, cultiver un état d'esprit global et être inclusif maintient le moral à des niveaux élevés.
7. Utilisez un système CRM unique
À la fin, le but de toute entreprise est de gagner des clients, faire des ventes et gagner des profits. Avec une petite équipe dans un lieu central, il est plus facile de maintenir tout le monde concentré sur ces objectifs. Mais quand vous avez plusieurs lieux et une équipe internationale, maintenir tout le monde concentré sur la tâche à accomplir devient de plus en plus difficile.
Pour les entreprises avec des travailleurs distants, il est vitalement important d'utiliser un logiciel de gestion de relation client (CRM) pour l'alignement d'équipe. Le meilleur scénario est d'utiliser une seule plateforme CRM, une qui convient aux complexités de votre modèle d'affaires unique. Si chaque bureau ou employé distant utilise ses propres méthodes pour garder la trace des interactions clients, vous perdez la capacité d'unifier vos données clients.
Comme les métriques et analyses sont plus importantes que jamais dans le monde axé sur les données d'aujourd'hui, il est critique de consolider toutes vos informations au même endroit. Les solutions CRM utilisent une variété de méthodes analytiques pour intelligemment suivre l'activité client, vous aidant à identifier les meilleures façons d'atteindre et servir les prospects et clients existants.
Les avantages d'une stratégie CRM unifiée
Une stratégie CRM unifiée permet aux équipes internationales d'optimiser les plans marketing. Le logiciel CRM vous donne un aperçu du comportement client, vous permettant de cibler les besoins de segments de marché spécifiques. Les systèmes CRM vous permettent aussi d'allouer les ressources efficacement pour que les efforts des employés soient ciblés sur les bons prospects au bon moment.
Quand une équipe mondiale utilise le même système CRM, vous n'avez pas à vous inquiéter des ressources étant gaspillées sur la double saisie. Toutes les informations sont entrées au même endroit, permettant à toute l'équipe d'accéder aux mêmes informations. Cela facilite aussi l'accès aux données plus facile, ce qui est une considération importante quand les membres d'équipe peuvent être n'importe où dans le monde à tout moment donné.
Cela mène à l'unité dans une approche qui est beaucoup plus efficace que de compter sur la coordination des informations manuellement ou l'extraction de multiples systèmes. Tout cela augmente la satisfaction client. Les clients remarquent que chaque fois qu'ils interagissent avec n'importe quel membre de l'équipe, tout le monde a toujours les dernières mises à jour.
FiveCRM alimente la main-d'œuvre mondiale d'aujourd'hui
Ces conseils simples vous aident à vous assurer que vous travaillez efficacement avec vos coéquipiers mondiaux et tirez le maximum de chaque opportunité.
Un composant essentiel de collaboration facile pour les membres d'équipe mondiaux est l'utilisation de systèmes CRM basés sur le nuage. pour que toute votre équipe mondiale ait les mêmes informations clients d'où qu'ils se trouvent dans le monde à travailler. FiveCRM offre un système CRM évolutif, efficace et d'autres solutions qui alimentent votre main-d'œuvre mondiale. Pour apprendre comment vous pouvez bénéficier de nos produits, contactez-nous aujourd'hui.
FAQ
Q : Comment puis-je communiquer efficacement avec des coéquipiers mondiaux de différents contextes culturels ?
R : Pour communiquer efficacement avec des coéquipiers mondiaux de divers contextes culturels, il est important de pratiquer l'écoute active, montrer du respect pour différentes perspectives, et adapter votre style de communication pour accommoder les nuances culturelles. Efforcez-vous de la clarté, posez des questions de clarification, et soyez ouvert à apprendre sur les normes de communication culturelle pour favoriser la compréhension et la collaboration efficace.
Q : Quels outils puis-je utiliser pour faciliter la communication avec des coéquipiers mondiaux ?
R : Il y a divers outils disponibles pour faciliter la communication avec des coéquipiers mondiaux, tels que des plateformes de visioconférence comme Zoom ou Microsoft Teams pour des réunions virtuelles, des applications de messagerie instantanée comme Slack ou Microsoft Teams pour des échanges rapides, et des logiciels de gestion de projet comme Asana ou Trello pour la coordination des tâches. Ces outils aident à combler les écarts géographiques et permettent une communication et collaboration transparentes.
Q : Comment puis-je construire la confiance et les relations avec des coéquipiers mondiaux distants ?
R : Construire la confiance et les relations avec des coéquipiers mondiaux distants nécessite une communication constante, la transparence, et des opportunités pour des connexions personnelles. Planifiez des vérifications virtuelles régulières, encouragez la communication ouverte et honnête, et organisez des activités virtuelles de consolidation d'équipe pour favoriser la camaraderie et la confiance. De plus, reconnaître et célébrer les accomplissements individuels et d'équipe peut aider à renforcer les liens et créer une dynamique d'équipe positive.
Q : Comment puis-je assurer la responsabilité et la clarté dans un environnement d'équipe mondiale ?
R : Pour assurer la responsabilité et la clarté dans un environnement d'équipe mondiale, établissez des rôles, responsabilités et attentes clairs pour chaque membre d'équipe. Utilisez des outils de gestion de projet pour suivre les progrès et échéances, et encouragez les mises à jour et rapports réguliers. Communiquez clairement les objectifs, livrables et délais pour minimiser la confusion et promouvoir la responsabilité parmi les membres d'équipe mondiaux.
Q : Comment puis-je gérer les différents fuseaux horaires et horaires de travail quand je travaille avec des coéquipiers mondiaux ?
R : Gérer les différents fuseaux horaires et horaires de travail nécessite de la flexibilité et une coordination efficace. Utilisez des outils de planification pour trouver des heures de réunion appropriées qui accommodent la disponibilité de tout le monde autant que possible. Favorisez une culture de compréhension et respect pour les heures de travail variées, permettant la collaboration asynchrone chaque fois que faisable. Communiquez clairement les échéances et attentes pour tenir compte des retards potentiels et assurer un flux de travail fluide à travers les fuseaux horaires.